ভিডিও ১:
ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমের অন্যতম একটি কাজ হলো সমিতি গঠন। এনজিও ও সমবায় প্রতিষ্ঠানের একটি শাখার আন্ডারে মাঠপর্যায়ে সমিতি গঠন করা হয়। সুনির্দিষ্ট মাঠকর্মী এবং সুনির্দিষ্ট (সাপ্তাহিক) বার অনুযায়ী এই সমিতিগুলো গঠন করা হয়। মাঠপর্যায়ে সমিতি গঠন করার পর সফটওয়্যারেও ওই সমিতি সেটআপ করতে হবে যাতে করে, ওই সমিতির সকল কার্যক্রম; যেমন- সদস্য ভর্তি, ঋণ বিতরন, ঋণ আদায়, সঞ্চয় জমা-উত্তোলন প্রভৃতি এন্ট্রি করা যায়।
ভিডিও ২:
ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রম পরিচালনার সর্বপ্রথম ধাপ হলো ‘সদস্য ভর্তি। স্বস্তিতে খুব সহজেই আপনি একজন সদস্য ভর্তি করতে পারবেন। সদস্য ভর্তি এন্ট্রির সাথে সাথে ভর্তি ফি, পাসবই ফি সহ বিবিধ ফি আদায় অটোমেটিক্যালি এন্ট্রি হয়ে যাবে। আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্য সংক্রান্ত সেটআপ অনুযায়ী ‘সদস্য ভর্তি’ ফর্মের বিভিন্ন এন্ট্রি ফিল্ডগুলো আসবে। সর্বনিম্ন ও সর্বোচ্চ বয়সসীমা অনুযায়ী সদস্যের বয়স চেকিং, একই মোবাইল নং, এনআইডি নং অথবা স্মার্ট আইডি দিয়ে ডুপ্লিকেট সদস্য চেকিং এবং Data Validation সংক্রান্ত চেকিং-এর অপশন ও সদস্য ভর্তি ফর্মে রয়েছে। সদস্য ভর্তি ফর্মের এই সেটিংসগুলো ‘এডমিন’ আইডি দিয়ে ‘প্রোডাক্ট সেটআপ’ মেনুর মধ্যে ‘(সদস্য) ভর্তির শর্তাবলী সেট করুন’ ফর্ম থেকে আগেই সেট করে আসতে হবে। সদস্য ভর্তি’র এন্ট্রি শেষে ‘সদস্য ভর্তি’, ‘বিবিধ ফি আদায়’, ও ‘ক্রেডিট ভাউচার’ রিপোর্ট গুলো আপডেট হয়ে যাবে।
ভিডিও ৩ঃ
এনজিও-এর এমএফআই এবং সমবায় সমিতির ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমের অন্যতম প্রধান একটি কাজ হল সদস্যের নামে সঞ্চয় হিসাব ওপেন করা। এই প্রতিষ্ঠানগুলোতে সদস্যরা বিভিন্ন ধরনের সঞ্চয় হিসাব খুলে সঞ্চয় জমা রাখতে পারেন। এমএফআই প্রতিষ্ঠানগুলোর রেগুলেটরি অথোরিটি প্রতিষ্ঠান MRA থেকে সদস্য সঞ্চয়ের বিপরীতে বার্ষিক কত হারে (%) মুনাফা পাবেন তার দিকনির্দেশনা দেয়া আছে। এমএফআই প্রতিষ্ঠানগুলো স্বস্তিতে MRA গাইডলাইন অনুযায়ী বিভিন্ন সঞ্চয় স্কীম সেটআপ করতে পারবেন। এছাড়াও সমবায় প্রতিষ্ঠানগুলো তাঁদের সঞ্চয় পলিসি অনুযায়ী বিভিন্ন ধরনের সঞ্চয় স্কীম সেটআপ করতে পারবেন। সফটওয়্যারে আগে থেকেই প্রতিষ্ঠানের সঞ্চয় পলিসি অনুযায়ী বিভিন্ন ধরনের সঞ্চয় স্কীম সেটআপ করে রাখতে হবে। স্বস্তিতে একজন সদস্য ভর্তির সাথে সাথে তার সাধারণ সঞ্চয় হিসাব ওপেন হয়ে যায়। তবে সাধারন সঞ্চয় বাদে অন্যান্য সঞ্চয়, যেমন-স্বেচ্ছা/ ঐচ্ছিক সঞ্চয়, বিশেষ সঞ্চয় (এলটিএস/ ডিপিএস/ মাসিক মুনাফা স্কীম/ এফডিআর/ ডাবল ডিপোজিট স্কীম প্রভৃতি) হিসাব ‘সঞ্চয় হিসাব খুলুন’ ফর্ম থেকে সদস্যের নামে এন্ট্রি দিতে হয়। সঞ্চয় হিসাব খোলার সময় নমিনি’র তথ্য, সঞ্চয়ের মেয়াদপূর্তি হলে সঞ্চয় সফটওয়্যার থেকে অটো রিনিউ হবে কিনা এসব তথ্য দিতে হয়। স্বস্তি আগামী ভার্শন সদস্যের নামে সঞ্চয় হিসাব খোলার এন্ট্রি দেয়া খুবই সহজ। এই ভিডিওতে সঞ্চয় হিসাব খোলার প্রক্রিয়াটি দেখানো হয়েছে, আশা করি আপনাদের কাজে এটি সাহায্য করবে।
ভিডিও ৪ঃ
ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমের নিয়মিত একটি কাজ হলো ঋণ প্রস্তাব এবং অনুমোদন করা। বড় প্রতিষ্ঠানে বিশেষ করে যে সকল প্রতিষ্ঠানে একাধিক শাখা আছে সেসকল প্রতিষ্ঠানে অনেক ক্ষেত্রে ধাপে ধাপে ঋণ অনুমোদন করার প্রয়োজন পরে। ‘স্বস্তি আগামী’ ভার্শনে খুব সহজেই প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক স্তর, (যেমনঃ শাখা, এরিয়া, অঞ্চল, হেড অফিস) অনুযায়ী ধাপে ধাপে ঋণ প্রস্তাব, সুপারিশ, অনুমোদন, এমনকি প্রয়োজনে ঋণ প্রস্তাব বাতিল করতে পারবেন। এক্ষেত্রে সফটওয়্যারে ঋণ প্রোডাক্ট সেটআপের সময় আপনার প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক স্তর এবং ঋণসীমা অনুযায়ী কে, কত টাকা পর্যন্ত ঋণ অনুমোদন করতে পারবেন তা সেটআপ করে রাখতে হবে। ‘স্বস্তি আগামী’ ভার্শনে কিভাবে ‘ঋণ প্রস্তাব, সুপারিশ, অনুমোদন, বাতিল’-এর এন্ট্রি দিতে হবে সে সম্পর্কে দেখানো হয়েছে। আশা করি, ভিডিওটি আপনাদের জন্য হেল্পফুল হবে।
ভিডিও ৫ঃ
ঋণ বিতরন করা ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমের নিয়মিত একটি কাজ। স্বস্তি’তে ঋণ বিতরন এন্ট্রি দেয়া খুবই সহজ। ঋণ অনুমোদনের পরের ধাপ হলো ঋণ বিতরন। স্বস্তি সফটওয়্যারে ঋণ প্রোডাক্টগুলোর সেটআপ আগে থেকেই করা থাকে, যেমনঃ ঋণের নাম, বার্ষিক সাঃ চার্জের হার (%), আসল কিস্তি, সাঃ চাঃ কিস্তি, মোট কিস্তি, ১ম আদায়যোগ্য তারিখ, মোট কিস্তি সংখ্যা, মেয়াদ (মাস), সাঃ চাঃ হিসাবের পদ্ধতি (ফ্লাট রেট/ ক্রমহ্রাসমান/ এমোরটাইজেশন প্রভৃতি), কিস্তি প্রদানের ধরন (দৈনিক/ সাপ্তাহিক/ মাসিক/ ত্রৈমাসিক/ ষাণ্মাসিক /বার্ষিক/ এককালীন প্রভৃতি), বিবিধ ফি (ঋণ ফর্ম ফি, ঝুঁকি বীমা/ সদস্য কল্যাণ তহবিল) ইত্যাদি। ফলে অনুমোদিত সদস্যকে ঋণ বিতরন ফর্মে সদস্য সার্চ করলে তার আবেদনকৃত ঋণ প্রোডাক্টের সফটওয়্যার সেটআপ অনুযায়ী উল্লিখিত সকল তথ্য অটো হিসাব করে দেখায়। ইউজার শুধু ঋণ বিতরনের মাধ্যম ‘ক্যাশ/ ব্যাংক/ মোবাইল ব্যাংক’ সিলেক্ট করে সাবমিট দিলে সদস্যের নামে ঋণ বিতরন হয়ে যায় এবং সাথে সাথে সকল এমআইএস (দৈনিক/ সাপ্তাহিক/ মাসিক/ ত্রৈমাসিক/ ষাণ্মাসিক/ বার্ষিক) ও এআইএস (একাউন্টস) রিপোর্ট অটো আপডেটেড হয়ে যায়। উল্লেখ্য, স্বস্তি’তে এন্ট্রির সাথে সাথেই সকল সাংগঠনিক স্তর (শাখা/ এরিয়া/ অঞ্চল/ হেডঅফিস) অনুযায়ী সমন্বিত রিপোর্ট তাৎক্ষণিকভাবে আপডেটেড হয়ে যায়। ফলে MRA, PKSF ও সমবায় অধিদপ্তরে ‘এমআইএস ও এআইএস সমন্বিত রিপোর্ট’ জমা দেয়ার জন্য স্বস্তি’তে অপেক্ষা করে থাকতে হয়না।
ভিডিও ৬ঃ
এনজিও’র এমএফআই ও সমবায় প্রতিষ্ঠানগুলোর ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমের দৈনন্দিন একটি কাজ হলো মাঠপর্যায়ে সদস্যের কাছে থেকে ঋণের কিস্তি ও সঞ্চয়ের টাকা আদায় করা। যেকোন পরিস্থিতিতে মাঠকর্মীকে অনেক সময় প্রত্যন্ত অঞ্চলে বিরুপ আবহাওয়ার মধ্যেও মাঠপর্যায়ে সমিতিতে বসেই এই পরিশ্রমসাধ্য কাজ করতে হয়। স্বস্তি সবসময় তাঁর সম্মানিত গ্রাহকদের স্বস্তিদায়ক সফটওয়্যার সেবা প্রদানের লক্ষ্যে কাজ করে থাকে। মাঠপর্যায়ে মাঠকর্মীদের এই জটিল ও পরিশ্রমের কাজকে আরো সহজ এবং পরিশ্রমের পরিমান কমিয়ে আনতে স্বস্তি সফটওয়্যার বাংলাদেশে সর্বপ্রথম মোবাইল অ্যাপসে কালেকশন শীট নিয়ে আসে। মোবাইল অ্যাপসের পাশাপাশি মাঠকর্মী চাইলে স্বস্তি সফটওয়্যারে ওয়েব থেকেও খুব সহজেই এক ক্লিকেই পুরো সমিতির ঋণের কিস্তি ও সঞ্চয়ের টাকা আদায় এন্ট্রি দিতে পারবেন। এখানে, ‘স্বস্তি আগামী’ ভার্শনে কিভাবে খুব সহজে এক ক্লিকে ওয়েব থেকে ‘কালেকশন শিট’ এন্ট্রি করতে হবে সে সম্পর্কে দেখানো হয়েছে। একই ‘কালেকশন শিট’ ফর্ম থেকে সমিতিবার ও সমিতিবার ছাড়া ভিন্ন সমিতির সদস্যের কালেকশন এন্ট্রি দিতে পারবেন। সমিতি সিলেক্ট করে সার্চ করলে ঐ সমিতির সকল সদস্যের তথ্য চলে আসে। এখানে আপনি সদস্যের সকল তথ্য যেমনঃ কিস্তির পরিমান, আদায়যোগ্য, বকেয়া/- অগ্রীম, ঋণস্থিতি, সাঃ চাঃ স্থিতি, সঞ্চয় স্থিতি দেখতে পারবেন। C (Confirm) বাটনে ক্লিক করলে সকল সদস্য মিলে কত টাকা ঋণ, সঞ্চয় বাবদ কালেকশন হবে তা সফটওয়্যার হিসাব করে দেখিয়ে দেয়, মাঠকর্মীকে কষ্ট করে ক্যালকুলেটরে যোগবিয়োগ করতে হয়না। এই কালেকশন শিটে সাবমিট দিলেই এমআইএস-এর সকল দৈনিক/ সাপ্তাহিক/ মাসিক/ ষাণ্মাসিক/ বার্ষিক রিপোর্ট, এমআরএ, পিএসএফ ও সমবায় অধিদপ্তরের রিপোর্ট, একাউন্টসের সকল রিপোর্ট, সকল শাখা, এরিয়া, হেডঅফিস মিলে সমন্বিত রিপোর্ট-সকল রিপোর্ট তাৎক্ষণিকভাবে অটো আপডেট হয়। মনে রাখবেন, স্বস্তি সফটওয়্যারে মোবাইল অ্যাপস ওবং ওয়েব দুই জায়গা থেকেই কালেকশন এন্ট্রি দিতে পারবেন। তবে আপনি চাইলে প্রয়োজনে দিন/ সপ্তাহ/ মাসভিত্তিক কালেকশন শিট প্রিন্ট করেও নিতে পারবেন।
ভিডিও ৭ঃ
এনজিও’র এমএফআই ও সমবায় প্রতিষ্ঠানগুলোর ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমের দৈনন্দিন একটি কাজ হলো মাঠপর্যায়ে সদস্যের কাছে থেকে ঋণের কিস্তি ও সঞ্চয়ের টাকা আদায় করা। স্বস্তিতে খুব সহজেই ওয়েব এবং মোবাইল অ্যাপস থেকে ঋণ ও সঞ্চয় আদায়ের এন্ট্রি দিতে পারবেন। ‘স্বস্তি আগামী’ ভার্শনে ঋণ ও সঞ্চয় আদায় করার দুই (০২) ধরনের এন্ট্রি ফর্ম রয়েছে, ১. ‘সমিতিভিত্তিক কালেকশন শিট’ ফর্ম থেকে সমিতিভিত্তিক এন্ট্রি দিতে পারবেন ২. ‘একক সদস্যভিত্তিক কালেকশন শিট’ ফর্ম থেকে একজন সদস্য সার্চ করে একজন একজন করে সদস্যের ঋণ ও সঞ্চয় আদায় এন্ট্রি দিতে পারবেন। এখানে ‘স্বস্তি আগামী’ ভার্শনে কিভাবে খুব সহজে ওয়েব থেকে ‘কালেকশন শিটঃ একক সদস্যভিত্তিক’ ফর্ম থেকে একজন সদস্যের ঋণ ও সঞ্চয় আদায় এন্ট্রি করতে হবে সে সম্পর্কে দেখানো হয়েছে। নির্ধারিত মাঠকর্মী, সমিতি ও সদস্যের নাম অথবা আইডি সিলেক্ট করে সদস্যের কালেকশন শীটটি ওপেন করে সদস্যের সঞ্চয় ও ঋণ তথ্যাবলীর মধ্যে সঞ্চয় ও ঋণ আদায়ের পরিমান লিখে সাবমিট দিলে খুব সহজেই আদায় এন্ট্রি হয়ে যাবে। স্বস্তিতে ক্যাশ, ব্যাংক, ও মোবাইল ব্যাংকিং এর মাধ্যমে আদায় করা যায়। এই ফর্মে এন্ট্রি দিলেই এমআইএস-এর সকল দৈনিক/ সাপ্তাহিক/ মাসিক/ ষাণ্মাসিক/ বার্ষিক রিপোর্ট, এমআরএ, পিএসএফ ও সমবায় অধিদপ্তরের রিপোর্ট, একাউন্টসের সকল রিপোর্ট, সকল শাখা, এরিয়া, হেডঅফিস মিলে সমন্বিত রিপোর্ট-সকল রিপোর্ট তাৎক্ষণিকভাবে অটো আপডেট হয়। আপনি চাইলে প্রয়োজনে দিন/ সপ্তাহ/ মাসভিত্তিক কালেকশন শিট প্রিন্ট করেও নিতে পারবেন।
ভিডিও ৮ঃ
সঞ্চয় উত্তোলন ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমের একটি নিয়মিত কাজের মধ্যে পড়ে। স্বস্তি’তে সঞ্চয় উত্তোলন এন্ট্রি দেয়া খুবই সহজ। আপনার প্রতিষ্ঠানের পলিসি অনুযায়ী বিভিন্নভাবে সঞ্চয় উত্তোলন করতে পারবেন। স্বস্তি’তে সকল ধরনের সঞ্চয় স্কীম সেটআপ করার সুযোগ রয়েছ, যেমন-সাধারন সঞ্চয়, স্বেচ্ছা সঞ্চয়, মেয়াদী সঞ্চয় (এলটিএস/ ডিপিএস/ মাসিক মুনাফা সঞ্চয়/ এফডিআর/ ডাবল ডিপোজিট স্কীম প্রভৃতি) এবং বিভিন্ন মেয়াদ অনুযায়ী সঞ্চয়ের বার্ষিক মুনাফার হার (%) সেটআপ করার সুযোগ রয়েছে। আপনার সেটআপ অনুযায়ী সফটওয়্যার থেকে অটো মুনাফা হিসাব হবে। সঞ্চয় উত্তোলনের সময় সদস্যের নামে কত টাকা মুনাফা প্রভিশন হয়েছে তা আপনি সঞ্চয় উত্তোলন এন্ট্রি ফর্মেই দেখতে পারবেন। স্বস্তি’তে তিন ধরনের সঞ্চয় উত্তোলন পদ্ধতি রয়েছে, ১. আংশিক উত্তোলন ২. মুনাফা উত্তোলন ৩. পূর্ণ উত্তোলন। আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী সঞ্চয় উত্তোলনের ধরন সিলেক্ট করে এন্ট্রি দিতে পারবেন।
ভিডিও ৯ঃ
ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমের একটি অন্যতম প্রধান টপিক হলো ঋণ কার্যক্রম। ঋণগ্রহীতা বা ঋণীসদস্য যদি কোন কারণে ঋণের সম্পূর্ণ কিস্তি পরিশোধে ব্যর্থ হয়, সেক্ষেত্রে ঋণদাতা প্রতিষ্ঠান, ঋণের বাকি পরিশোধযোগ্য অর্থ, সদস্যের সঞ্চয় হিসাব থেকে সমন্বয় করে থাকে। আর সদস্যের সঞ্চয় হিসেবে যদি পর্যাপ্ত অর্থ না থাকে তবে সেই প্রতিষ্ঠান তার ঝুঁকি বীমা/ সদস্য কল্যাণ তহবিল থেকে কিস্তির বাকি অর্থ সমন্বয় করে থাকে। স্বস্তি সফটওয়্যারের মাধ্যমে সঞ্চয় ও ঝুঁকি বীমা থেকে ঋণ সমন্বয় করতে পারবেন। মনে রাখবেন,সঞ্চয় হিসাবে মুনাফা যদি থাকে সেক্ষেত্রে সদস্যের সঞ্চয়ী হিসাবের মুনাফা অবশ্যই “সঞ্চয় মুনাফা সংশোধন ফর্ম” দিয়ে শুন্য করে নিতে হবে। সঞ্চয় হিসাব থেকে ঋণ সমন্বয় এর পরে আপনি চাইলে সদস্য কল্যান তহবিল থেকেও ঋণ সমন্বয় করতে পারবেন। ঋণ সমন্বয় হয়ে গেলে স্বস্তিতে MIS রিপোর্ট এর সঞ্চয় এবং ঝুঁকি বীমা থেকে ঋণ সমন্বয় রিপোর্টটি অটো আপডেট হয়ে যায়। মনে রাখবেন এই পুরো প্রক্রিয়াটি আপনি চাইলে স্বস্তি অ্যাাপ থেকেও করতে পারবেন। এখানে স্বস্তি আগামী ভার্শনে সঞ্চয় ও ঝুঁকি বীমা থেকে ঋণ সমন্বয় এর প্রক্রিয়াটি দেখানো হয়েছে। আশা করি ভিডিওটি আপনার জন্য হেল্পফুল হবে। স্বস্তি’র সাথেই থাকুন এবং আপনার প্রতিবেশী ও বন্ধু প্রতিষ্ঠানকে স্বস্তি’র সার্ভিস গ্রহনে অনুপ্রাণিত করুন।
ভিডিও ১০ঃ
ঋণ ক্যাটেগরী পরিবর্তন করা ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রমের একটি অন্যতম জটিল কাজ। সর্বনিম্ন ও সর্বোচ্চ ঋণসীমা, ঋণের উদ্দেশ্য, সদস্যের আর্থিক অবস্থা প্রভৃতি প্যারামিটার অনুযায়ী এনজিও’র এমএফআই প্রতিষ্ঠানগুলো এমআরএ (MRA) এবং পিকেএসএফ (PKSF) থেকে প্রদত্ত নির্ধারিত কিছু ঋণ ক্যাটাগরি মেনে চলে। অনেক ক্ষেত্রে এমএফআই ও সমবায় সমিতি প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব ঋণ নীতিমালা অনুযায়ীও বিভিন্ন ধরনের ঋণ ক্যাটেগরী থাকে। একজন সদস্য ভর্তি’র সময় একটি সুনির্দিষ্ট ক্যাটেগরীতে ভর্তি হয়ে থাকে এবং ঐ ক্যাটেগরী’র ঋণ গ্রহন করে থাকে। চলমান ঋণটি পরিশোধের পর সদস্য ভিন্ন ক্যাটেগরীর ঋণ নিতে চাইলে তখন সদস্যের ‘ঋণ ক্যাটেগরী পরিবর্তন’ করার প্রয়োজন পরে। স্বস্তি’তে ঋণ ক্যাটেগরী পরিবর্তন’-এর এন্ট্রি পদ্ধতি ভীষণ সহজ এবং জটিলতামুক্ত। সদস্যকে আইডি দিয়ে সার্চ করে নতুন ঋণ ক্যাটেগরীর নাম সিলেক্ট করে সাবমিট দিলেই এন্ট্রি সম্পন্ন হয়ে যায় এবং এই এন্ট্রির সাথে সাথে সদস্যের ঋণ ক্যাটাগরি পরিবর্তন হওয়ার পাশাপাশি তার সঞ্চয় স্থিতিও নতুন ক্যাটেগরিতে শিফট হয়ে যায়। এক্ষেত্রে এন্ট্রির সাথে সাথে একাউন্টসেও নন-ক্যাশ বা জার্নাল ভাউচার এন্ট্রির মাধ্যমে সদস্যের সঞ্চয় স্থিতি অটো শিফট হয়।
ভিডিও ১১ঃ
মেয়াদোত্তর্ণী ঋণী সদস্যের মেয়াদের পরেও অনেক সময় অতিরিক্ত সার্ভিস চার্জ আদায় করতে হয়। স্বস্তিতে খুব সহজেই এক ক্লিকে কোন সদস্যের অতিরিক্ত সার্ভিস চার্জ আদায় করা যায়। সেক্ষেত্রে সদস্যের ঋণ সংক্রান্ত কিছু তথ্যের দরকার পড়বে।যেমন- বিতরনের পরিমান, সাঃ চার্জের পরিমান, আসল স্থিতি, সাঃ চাঃ স্থিতি ইত্যাদি। সকল তথ্য পূরণ করে সাবমিট দিলেই সদস্যের অতিরিক্ত সার্ভিস চার্জ আদায় হয়ে যাবে। এখানে স্বস্তি আগামী ভার্শনে অতিরিক্ত সার্ভিস চার্জ আদায় করার প্রক্রিয়া সম্পর্কে বলা হয়েছে। আশা করি ভিডিওটি আপনাদের জন্য হেল্পফুল হবে।
ভিডিও ১২ঃ
সমবায় সমিতির মূলনীতি অনুযায়ী প্রত্যেক সদস্যই ওই প্রতিষ্ঠানের একজন শেয়ারহোল্ডার, যেখানে উনি টাকার বিনিময়ে সমবায়ী প্রতিষ্ঠানের শেয়ারের মালিক হন। তবে কোন সদস্য বা শেয়ার হোল্ডার যদি সমবায়ী প্রতিষ্ঠান ত্যাগ করতে চান অথবা তার কাছে থাকা শেয়ার বিক্রি করতে চান, সেক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠান ওই সদস্যের শেয়ার পুন:ক্রয় করে নিতে পারেন। এখানে, ‘স্বস্তি আগামী’ ভার্শনে কিভাবে ‘শেয়ার পুন:ক্রয়’-এর এন্ট্রি দিতে হয় সে সম্পর্কে দেখানো হয়েছে। ভিডিওটি দেখে খুব সহজেই শেয়ার পুন:ক্রয়’-এর এন্ট্রি দিতে পারবেন।
ভিডিও ১৩ঃ
স্বস্তি সফটওয়্যারে কোন সদস্য থেকে সঞ্চয়, ঋণ ও বিবিধ ফি বাবদ যেকোন এন্ট্রি দেয়ার সাথে সাথে অটোমেটিক্যালি একাউন্টসেও বুকিং পরে। ফলে ক্ষুদ্রঋণ প্রোগ্রাম সংক্রান্ত এই এন্ট্রিগুলোর আলাদা করে কোন একাউন্টিং এন্ট্রি দেয়ার প্রয়োজন পরেনা। তবে ক্যাশ থেকে বিভিন্ন অফিস খরচ, যেমনঃ অফিস ভাড়া, বেতন, মোবাইল বিল, যাতায়াত খরচ, স্টেশনারি খরচ, ইন্টারনেট বিল প্রভৃতি সংক্রান্ত একাউন্টিং এন্ট্রি আপনাকে দিয়ে নিতে হবে। ক্যাশ থেকে অফিস খরচ সংক্রান্ত একাউন্টিং এন্ট্রির জন্য ‘ক্যাশ প্রদান ভাউচার’ ফর্ম ব্যবহার করতে হয়। এখানে, ‘স্বস্তি আগামী’ ভার্শনে কিভাবে ক্যাশ থেকে অফিস খরচ সংক্রান্ত এন্ট্রি দিবেন তা দেখানো হয়েছে। ভিডিওটি দেখে খুব সহজেই ক্যাশ থেকে আপনার অফিস খরচ সংক্রান্ত এন্ট্রিগুলো দিতে পারবেন।
ভিডিও ১৪ঃ
হেড অফিস বা ব্রাঞ্চের ক্যাশ টাকা ব্যাংকে জমা, ব্যাংক থেকে ক্যাশ টাকা উত্তোলন, এক ব্যাংক থেকে এক বা একাধিক ব্যাংকে টাকা জমা বা উত্তোলন-এই এন্ট্রিগুলো কন্ট্রা ভাউচার ফর্মের মাধ্যমে দিতে হবে। কোন প্রতিষ্ঠানের নগদ এবং ব্যাংক এ্যাকাউন্ট-এর মধ্যে লেনদেন দেখানোর জন্য মূলত কন্ট্রা ভাউচার প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করা হয়। এই ভাউচারটি ডেবিট এবং ক্রেডিট উভয় দিকেই লেনদেন দেখায়। এটি সাধারণত প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীন একটি লেনদেন। স্বস্তিতে খুব সহজেই আপনি কন্ট্রা ভাউচার এন্ট্রি দিতে পারবেন। উক্ত ভিডিওতে কন্ট্রা ভাওউচার এন্ট্রির প্রক্রিয়াটি দেখানো হয়েছে। আশা করছি ভিডিওটি আপনাদের কাজে হেল্পফুল হবে। মনে রাখবেন, স্বস্তি আগামী ভার্শনের মোবাইল অ্যাপস থেকেও শেয়ার বিক্রয়ের এন্ট্রি দিতে পারবেন। স্বস্তি’র সাথেই থাকুন এবং আপনার প্রতিবেশী ও বন্ধু প্রতিষ্ঠানকে স্বস্তি’র সার্ভিস গ্রহনে অনুপ্রাণিত করুন।
ভিডিও ১৫ঃ
সমবায় প্রতিষ্ঠানে শেয়ার বিক্রয় হল সদস্যদের মধ্যে মালিকানা শেয়ার বিতরণ বা বিক্রয়ের প্রক্রিয়া, যা সমবায়ের মূলধন সংগ্রহের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপায়।যেহেতু সদস্যদের মাঝে মালিকানা ভিত্তিক শেয়ার বণ্টন হয়ে থাকে – সেক্ষেত্রে শেয়ার পুনঃক্রয় এবং বিক্রয়ের প্রয়োজন পড়ে । সদস্য বা শেয়ার হোল্ডার যদি সমবায়ী প্রতিষ্ঠান ত্যাগ করতে চান, সেক্ষেত্রে তিনি তার কাছে থাকা শেয়ারটি বিক্রি করতে পারেন। স্বস্তিতে এক ক্লিকে শেয়ার বিক্রয় করার সুবিধা রয়েছে। তবে সেখানে প্রয়োজনিয় কিছু তথ্য পূরণ করার দরকার পড়ে। যেমন-প্রতি শেয়ার মূল্য, শেয়ারের সংখ্যা, শেয়ারস্থিতি, লভ্যাংশ স্থিতি প্রভৃতি। শেয়ার বিক্রয়ের কাজটি সম্পন্ন হলে আপনি চাইলে এমআইএস রিপোর্ট’ মেনু থেকে ‘শেয়ার বিক্রয় রিপোর্ট’ ও ‘এআইএস মেনু’ থেকে ‘ক্যাশবই’ রিপোর্ট চেক করে দেখতে পারেন। মনে রাখবেন, স্বস্তি আগামী ভার্শনের মোবাইল অ্যাপস থেকেও শেয়ার বিক্রয়ের এন্ট্রি দিতে পারবেন। উক্ত ভিডিওতে শেয়ার বিক্রয়ের প্রক্রিয়াটি দেখানো হয়েছে। আশা করি আপনাদের কাজে আমরা সহযোগিতা করতে পেরেছি।
ভিডিও ১৬ঃ
স্বস্তি সফটওয়ারের মাধ্যমে কোন সদস্য থেকে সঞ্চয়, ঋণ ও বিবিধ ফি বাবদ নগদ অর্থ আদায় হলে তা এন্ট্রি দেয়ার সাথে সাথে অটোমেটিক্যালি একাউন্টসেও এন্ট্রি পড়ে। এই এন্ট্রিগুলোর আলাদা করে তাই কোন একাউন্টিং এন্ট্রি দেয়ার প্রয়োজন পড়ে না। ‘ক্যাশ আদায় ভাউচার’ এন্ট্রি’ ফর্মের মাধ্যমে উল্লেখিত খাত ছাড়া অন্যান্য খাত থেকে ক্যাশ আদায় হলে সেগুলোর ভাউচার এন্ট্রি সুনির্দিষ্ট লেজারে দিতে হয়। ক্যাশ আদায় ভাউচার হল এমন একটি এ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে কোন প্রতিষ্ঠান নগদ টাকা প্রাপ্তি এবং আদায় হিসাবের এন্ট্রি দিয়ে থাকে। মনে রাখবেন, স্বস্তিতে ডে-ব্যাক না করেও একই অর্থবছরের মধ্যে পিছনের তারিখে ভাউচার এন্ট্রি দেয়া যায়। তবে এক্ষেত্রে হেডঅফিস থেকে পিছনের তারিখে এন্ট্রি দেয়ার পারমিশন থাকতে হবে।
ভিডিও ১৭ঃ
আপনার প্রতিষ্ঠানের হেডঅফিস অথবা ব্রাঞ্চে বিভিন্ন খাত বাবদ ব্যাংকে টাকা জমা হলে ‘ব্যাংক জমা ভাউচার’ ফর্ম দিয়ে এন্ট্রি দিতে হবে। মনে রাখবেন, ক্যাশ টাকা ব্যাংকে জমা বা আপনার প্রতিষ্ঠানেরই এক ব্যাংক থেকে ভিন্ন ব্যাংকে টাকা জমা দেয়ার জন্য স্বস্তি আগামী ভার্শনের ‘কন্ট্রা ভাউচার’ ব্যবহার করতে হবে। হেডঅফিস থেকে ব্রাঞ্চে ফান্ডবাবদ টাকা পাঠালে, ব্রাঞ্চে ‘ব্যাংক জমা ভাউচার’ দিয়ে ফান্ড জমা দেখাতে হবে। মনে রাখবেন, সকল ভাউচার এন্ট্রি এআইএস মডিউলের আন্ডারে হবে। স্বস্তিতে একসাথে একক বা একাধিক ব্যাংকে জমার সুবিধা রয়েছে। আপনার লেনদেনটি যদি একটি ব্যাংকে হয় তাহলে ‘একক ব্যাংক’ চেকবক্সে টিক (√) দিবেন, যদি লেনদেনটি একাধিক ব্যাংকের সাথে হয় তাহলে ‘একাধিক ব্যাংক’ চেকবক্সে টিক (√) দিবেন। এরপর ব্যাংক লেজার কোড এবং চেকের নম্বর ও তারিখ সিলেক্ট করে এন্ট্রি দিলেই ব্যাংক জমা ভউচার এন্ট্রি হয়ে যাবে।
ভিডিও ১৮ঃ
আপনার প্রতিষ্ঠানের হেডঅফিস অথবা ব্রাঞ্চে বিভিন্ন খাত বাবদ ব্যাংক থেকে টাকা উত্তোলন বা খরচ হলে ‘ব্যাংক উত্তোলন ভাউচার’ ফর্ম দিয়ে এন্ট্রি দিতে হবে। মনে রাখবেন, ব্যাংক থেকে টাকা উত্তোলন করে ক্যাশে জমা বা আপনার প্রতিষ্ঠানেরই এক ব্যাংক থেকে ভিন্ন ব্যাংকে টাকা ট্রান্সফার দেয়ার জন্য স্বস্তি আগামী ভার্শনের ‘কন্ট্রা ভাউচার’ ব্যবহার করতে হবে। সকল ভাউচার এন্ট্রি এআইএস মডিউলের আন্ডারে হবে। স্বস্তিতে একসাথে একক বা একাধিক ব্যাংকে জমার সুবিধা রয়েছে। আপনার লেনদেনটি যদি একটি ব্যাংকে হয় তাহলে ‘একক ব্যাংক’ চেকবক্সে টিক (√) দিবেন, যদি লেনদেনটি একাধিক ব্যাংকের সাথে হয় তাহলে ‘একাধিক ব্যাংক’ চেকবক্সে টিক (√) দিবেন। স্বস্তি আগামী ভার্শনে ‘ব্যাংক’ এবং ‘মোবাইল ব্যাংক’ থেকেও এন্ট্রি দেয়া যায়। এরপর ব্যাংক লেজার কোড এবং চেকের নম্বর ও তারিখ সিলেক্ট করে এন্ট্রি দিলেই ব্যাংক উত্তোলন ভাউচার এন্ট্রি হয়ে যাবে। উক্ত ভিডিওতে ব্যাংক উত্তোলন ভাউচার এন্ট্রির প্রক্রিয়াটি দেখানো হয়েছে। আশা করি আপনাদের কাজে এটি হেল্পফুল হবে।
ভিডিও ১৯ঃ
স্বস্তি সফটওয়্যারে ‘অন্যান্য ফি বা বিবিধ ফি’ বাবদ আদায় এন্ট্রি অটোমেটিক্যালি পড়ে , যেমনঃ সদস্য ভর্তি এন্ট্রির সাথে ভর্তি ফি, পাসবই ফি আদায় হয়, সঞ্চয় একাউন্ট ওপেন করার এন্ট্রির সাথে সঞ্চয় একাউন্ট ওপেনিং ফি এন্ট্রি হয়, মেয়াদী সঞ্চয় কিস্তি জমা না দিলে ‘জরিমানা ফি’ আদায় হয়, সঞ্চয় উত্তোলন করে একাউন্ট ক্লোজ করলে ‘সঞ্চয় একাউন্ট ক্লোজিং ফি’ আদায় হয়, বিতরন এন্ট্রির সাথে সাথে ঝুঁকি বীমা, সদস্য কল্যাণ তহবিল, ঋণ ফর্ম ফি বা ঋণ প্রসেসিং ফি আদায় এন্ট্রিগুলো সিস্টেম থেকে অটো পড়ে।এই এন্ট্রিগুলোর বাইরে যেমনঃ নতুন করে পাসবই সদস্যের কাছে বিক্রি করলে পাসবই ফি আদায় নেয়ার প্রয়োজন পড়ে অথবা কোন কারনে নির্দিষ্ট কোন ঋণ ও সঞ্চয়ের বিপরীতে কোন বিবিধ ফি নিতে চাইলে ‘বিবিধ ফি আদায়’ এন্ট্রি ফর্ম দিয়ে দিতে পারবেন। মনে রাখবেন, স্বস্তিতে সদস্যভিত্তিক ঋণ, সঞ্চয় ও বিবিধ ফি সংক্রান্ত যেকোন এন্ট্রি দেয়ার সাথে সাথে একাউন্টসেও অটোমেটিক এন্ট্রি হয়ে যায়। আপনি চাইলে স্বস্তি মোবাইল অ্যাাপ দিয়েও এই এন্ট্রি করতে পারবেন। এই ভিডিওতে বিবিধ ফি আদায়-এর প্রক্রিয়াটি দেখানো হয়েছে, আশা করি আপনাদের কাজে এটি সাহায্য করবে। ভিডিওতে শেয়ার বিক্রয়ের প্রক্রিয়াটি দেখানো হয়েছে। আশা করি আপনাদের কাজে আমরা সহযোগিতা করতে পেরেছি।
ভিডিও ২০ঃ
ক্যাশ আদায়, ক্যাশ খরচ, ব্যাংক জমা, ব্যাংক উত্তোলন, ক্যাশ থেকে ব্যাংকে টাকা জমা বা ব্যাংক থেকে ক্যাশ টাকা উত্তোলন এই সংক্রান্ত এন্ট্রিগুলোর বাইরে অর্থাৎ ক্যাশ বা ব্যাংক ছাড়া ক্ষেত্র বিশেষে বেশকিছু নন-ক্যাশ বা জার্নাল এন্ট্রি দেয়ার প্রয়োজন পরে। স্বস্তিতে মাইক্রোক্রেডিট প্রোগ্রাম সংক্রান্ত বেশিরভাগ নন-ক্যাশ বা জার্নাল এন্ট্রি সিস্টেম থেকে অটো পড়ে, যেমন- সদস্যের ঋণ ক্যাটেগরী পরিবর্তন, ড্রপআউটের সময় সদস্যের সঞ্চয়স্থিতি ‘দাবীযোগ্য সঞ্চয়’ একাউন্টে ট্রান্সফার, রাইট-অফ করার সময় সদস্যের রাইটঅফকৃত ঋণের টাকা ঋণ সঞ্চিতি দিয়ে সমন্বয় সংক্রান্ত জার্নাল এন্ট্রি, মাসে মাসে সঞ্চয়ের মুনাফা প্রভিশন সংক্রান্ত একাউন্টিং বুকিং, জুন অথবা ডিসেম্বর ক্লোজিং-এ সঞ্চয়ের প্রভিশনাল মুনাফা সঞ্চয় আসল স্থিতিতে কনভার্ট সংক্রান্ত জার্নাল একাউন্টিং বুকিং- সবই স্বস্তি সফটওয়্যারে অটো পড়ে। উল্লেখিত এন্ট্রিগুলোর বাইরে আসবাবপত্রের অবচয় সংক্রান্ত জার্নাল এন্ট্রি এবং প্রতিমাস অথবা কোয়ার্টারে ঋণ বকেয়া সঞ্চিতি সংক্রান্ত জার্নাল এন্ট্রি ‘জার্নাল ভাউচার’ এন্ট্রি ফর্মের মাধ্যমে দিতে হয়। এছাড়াও যেকোন এডাজস্টমেন্ট সংক্রান্ত এন্ট্রি আপনাকে ‘জার্নাল ভাউচার’ এন্ট্রি ফর্মের মাধ্যমে দিতে হবে। আপনি চাইলে স্বস্তি-আগামী মোবাইল অ্যাপস থেকেও জার্নাল ভাউচার এন্ট্রি দিতে পারবেন।
ভিডিও ২১ঃ
স্বস্তিতে যেকোন ধরনের ভুল এন্ট্রি; যেমন-ঋণ বিতরণ, ঋণ, সঞ্চয়, বিবিধ ফি আদায় সংশোধন, সঞ্চয় উত্তোলনসহ সকল ধরনের ভুল এন্ট্রি সংশোধনের সুযোগ রয়েছে। স্বস্তিতে কারেকশনের কিছু বৈশিষ্ট্য হলোঃ ১. সফটওয়্যারে লগইন করে অ্যাপ্লিকেশন থেকেই যেকোন ধরনের ভুল সংশোধন করতে পারবেন, ডাটাবেজে ঢোকার প্রয়োজন নেই; ২. হেডঅফিস থেকেই প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক স্তর (যেমনঃ শাখা, এরিয়া, জোন, রিজিওন প্রভৃতি) অনুযায়ী কে কতদিন পিছনের ভুল সংশোধন করতে পারবে এবং কোন স্টাফ সফটওয়্যারে সংশোধন সংক্রান্ত এন্ট্রিগুলো দিতে পারবে, এগুলো সেট করে রাখতে পারবেন; ৩. শাখার চলতি অপারেশন তারিখে বসেই পিছনের তারিখের সংশোধন এন্ট্রি দিতে পারবেন, ডে ব্যাক করে পিছনের তারিখে যাওয়ার প্রয়োজন পড়েনা; ৪. সংশোধন এন্ট্রি দেয়ার সাথে সাথে তাৎক্ষণিকভাবে এমআইএস, এআইএস, এমআরএ, পিকেএসএফ, সমবায় অধিদপ্তর প্রভৃতি রিপোর্টসহ সংশোধন সংক্রান্ত সকল সমন্বিত রিপোর্টসমূহ সফটওয়্যারে থেকে অটো আপডেট হয়ে যায় এবং ৫. সফটওয়্যারে সংশোধনকারীর নাম, সদস্যর নাম, ভুল এন্ট্রি ও সংশোধনের তারিখ সহ এই সংক্রান্ত সকল প্রকার তথ্য সংশোধন রিপোর্ট থেকে পাওয়া যায়।
ভিডিও ২২ঃ
স্বস্তিতে যেকোন ধরনের ভুল এন্ট্রি; যেমন-ঋণ বিতরণ, ঋণ, সঞ্চয়, বিবিধ ফি আদায় সংশোধন, সঞ্চয় উত্তোলনসহ সকল ধরনের ভুল এন্ট্রি সংশোধনের সুযোগ । স্বস্তিতে কারেকশনের কিছু বৈশিষ্ট্য হলোঃ ১. সফটওয়্যারে লগইন করে অ্যাপ্লিকেশন থেকেই যেকোন ধরনের ভুল সংশোধন করতে পারবেন, ডাটাবেজে ঢোকার প্রয়োজন নেই; ২. হেডঅফিস থেকেই প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক স্তর (যেমনঃ শাখা, এরিয়া, জোন, রিজিওন প্রভৃতি) অনুযায়ী কে কতদিন পিছনের ভুল সংশোধন করতে পারবে এবং কোন স্টাফ সফটওয়্যারে সংশোধন সংক্রান্ত এন্ট্রিগুলো দিতে পারবে, এগুলো সেট করে রাখতে পারবেন; ৩. শাখার চলতি অপারেশন তারিখে বসেই পিছনের তারিখের সংশোধন এন্ট্রি দিতে পারবেন, ডে ব্যাক করে পিছনের তারিখে যাওয়ার প্রয়োজন পড়েনা; ৪. সংশোধন এন্ট্রি দেয়ার সাথে সাথে তাৎক্ষণিকভাবে এমআইএস, এআইএস, এমআরএ, পিকেএসএফ, সমবায় অধিদপ্তর প্রভৃতি রিপোর্টসহ সংশোধন সংক্রান্ত সকল সমন্বিত রিপোর্টসমূহ সফটওয়্যারে থেকে অটো আপডেট হয়ে যায় এবং ৫. সফটওয়্যারে সংশোধনকারীর নাম, সদস্যর নাম, ভুল এন্ট্রি ও সংশোধনের তারিখ সহ এই সংক্রান্ত সকল প্রকার তথ্য সংশোধন রিপোর্ট থেকে পাওয়া যায়।
ভিডিও ২৩ঃ
স্বস্তিতে যেকোন ধরনের ভুল এন্ট্রি; যেমন-ঋণ বিতরণ, ঋণ, সঞ্চয়, বিবিধ ফি আদায় সংশোধন, সঞ্চয় উত্তোলনসহ সকল ধরনের ভুল এন্ট্রি সংশোধনের সুযোগ রয়েছে। স্বস্তিতে কারেকশনের কিছু বৈশিষ্ট্য হলোঃ ১. সফটওয়্যারে লগইন করে অ্যাপ্লিকেশন থেকেই যেকোন ধরনের ভুল সংশোধন করতে পারবেন, ডাটাবেজে ঢোকার প্রয়োজন নেই; ২. হেডঅফিস থেকেই প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক স্তর (যেমনঃ শাখা, এরিয়া, জোন, রিজিওন প্রভৃতি) অনুযায়ী কে কতদিন পিছনের ভুল সংশোধন করতে পারবে এবং কোন স্টাফ সফটওয়্যারে সংশোধন সংক্রান্ত এন্ট্রিগুলো দিতে পারবে, এগুলো সেট করে রাখতে পারবেন; ৩. শাখার চলতি অপারেশন তারিখে বসেই পিছনের তারিখের সংশোধন এন্ট্রি দিতে পারবেন, ডে ব্যাক করে পিছনের তারিখে যাওয়ার প্রয়োজন পড়েনা; ৪. সংশোধন এন্ট্রি দেয়ার সাথে সাথে তাৎক্ষণিকভাবে এমআইএস, এআইএস, এমআরএ, পিকেএসএফ, সমবায় অধিদপ্তর প্রভৃতি রিপোর্টসহ সংশোধন সংক্রান্ত সকল সমন্বিত রিপোর্টসমূহ সফটওয়্যারে থেকে অটো আপডেট হয়ে যায় এবং ৫. সফটওয়্যারে সংশোধনকারীর নাম, সদস্যর নাম, ভুল এন্ট্রি ও সংশোধনের তারিখ সহ এই সংক্রান্ত সকল প্রকার তথ্য সংশোধন রিপোর্ট থেকে পাওয়া যায়।
ভিডিও ২৪ঃ
স্বস্তিতে যেকোন ধরনের ভুল এন্ট্রি; যেমন-ঋণ বিতরণ, ঋণ, সঞ্চয়, বিবিধ ফি আদায় সংশোধন, সঞ্চয় উত্তোলনসহ সকল ধরনের ভুল এন্ট্রি সংশোধনের সুযোগ রয়েছে। স্বস্তিতে কারেকশনের কিছু বৈশিষ্ট্য হলোঃ ১. সফটওয়্যারে লগইন করে অ্যাপ্লিকেশন থেকেই যেকোন ধরনের ভুল সংশোধন করতে পারবেন, ডাটাবেজে ঢোকার প্রয়োজন নেই; ২. হেডঅফিস থেকেই প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক স্তর (যেমনঃ শাখা, এরিয়া, জোন, রিজিওন প্রভৃতি) অনুযায়ী কে কতদিন পিছনের ভুল সংশোধন করতে পারবে এবং কোন স্টাফ সফটওয়্যারে সংশোধন সংক্রান্ত এন্ট্রিগুলো দিতে পারবে, এগুলো সেট করে রাখতে পারবেন; ৩. শাখার চলতি অপারেশন তারিখে বসেই পিছনের তারিখের সংশোধন এন্ট্রি দিতে পারবেন, ডে ব্যাক করে পিছনের তারিখে যাওয়ার প্রয়োজন পড়েনা; ৪. সংশোধন এন্ট্রি দেয়ার সাথে সাথে তাৎক্ষণিকভাবে এমআইএস, এআইএস, এমআরএ, পিকেএসএফ, সমবায় অধিদপ্তর প্রভৃতি রিপোর্টসহ সংশোধন সংক্রান্ত সকল সমন্বিত রিপোর্টসমূহ সফটওয়্যারে থেকে অটো আপডেট হয়ে যায় এবং ৫. সফটওয়্যারে সংশোধনকারীর নাম, সদস্যর নাম, ভুল এন্ট্রি ও সংশোধনের তারিখ সহ এই সংক্রান্ত সকল প্রকার তথ্য সংশোধন রিপোর্ট থেকে পাওয়া যায়।
ভিডিও ২৫ঃ
আপনারা যারা আমাদের স্বস্তি পরিবারের নতুন সদস্য হয়েছেন অথবা আমাদের সাথে কাজ শুরু করতে চাচ্ছেন, মাইগ্রেশন প্রসেস হলো তাদের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ও সর্বপ্রথম ধাপ। স্বস্তিতে খুব সহজেই সদস্যভিত্তিক ঋণ ও সঞ্চয় সংক্রান্ত তথ্য মাইগ্রেশন করা যায়। মূলত এডমিন আইডির সেটআপ ফর্ম থেকে সদস্যভিত্তিক মাইগ্রেশন ফর্মে আপনি কোন কোন তথ্য মাইগ্রেশন করতে চান এবং কোন কোন তথ্য বাধ্যতামূলক এন্ট্রি ফিল্ড হিসেবে কাজ করবে, এই সংক্রান্ত সেটআপ করতে পারবেন। আপনি যদি মাইগ্রেশন ফর্মে সফটওয়ারে নির্দেশিত সকল এন্ট্রি ফিল্ডগুলো দেখাতে চান তাহলে ‘সব দেখান’ -এ ক্লিক করুন। আর যদি কোন এন্ট্রি ফিল্ড মাইগ্রেশন ফর্মে না দেখাতে চান তাহলে টিক (√) চিহ্ন উঠিয়ে দিন। মনে রাখবেন, টিক (√) চিহ্ন দেয়া থাকলে ঐ এন্ট্রি ফিল্ডটি মাইগ্রেশন ফর্মে দেখাবে, টিক (√) চিহ্ন না দেয়া থাকলে ঐ এন্ট্রি ফিল্ডটি মাইগ্রেশন ফর্মে দেখাবে না। একই ভাবে আপনি যেসকল তথ্য বাধ্যতামূলকভাবে ডাটা মাইগ্রেশনের সময় পূরণ করতে চান সেসকল আইটেমে বাধ্যতামুলক অপশনে টিক (√) চিহ্ন দিন। এভাবে আপনি নিজেই মাইগ্রেশন ফর্মটি আপনার প্রতিষ্ঠানের উপযোগী করে ম্যানেজ করতে পারবেন। গ্রাহকদের সুবিধার্থে বেশিরভাগ ক্ষেত্রে গ্রাহকের সাথে কথা বলে এই সেটআপ স্বস্তি’র RM/ ARM করে থাকেন। প্রযোজ্য ক্ষেত্রে প্রয়োজন হলে আপনার প্রতিষ্ঠানের এডমিন থেকে এই সেটআপ মাইগ্রেশন এন্ট্রি দেয়ার আগে যেকোন সময় আপডেট করে নিতে পারবেন।
ভিডিও ২৬ঃ
স্বস্তি’তে মাইগ্রেশনের সময় আপনাকে সদস্যের ঋণ ও সঞ্চয় সংক্রান্ত সকল তথ্য পূরণ করতে হবে না, আপনি কিছু তথ্য পূরণ করবেন; বাকী তথ্য ঋণের সেটআপ অনুযায়ী সফটওয়্যার নিজেই ক্যালকুলেট করে দেখাবে। যেমনঃ আপনি ‘ঋণস্থিতি’ অথবা ‘ঋণ আদায়’ দিয়ে মাইগ্রেশন করতে পারবেন। অর্থাৎ এই সেটআপ ফর্মে ‘ঋণস্থিতি’ এবং ‘মোট ঋণস্থিতি (আসল ও সাঃ চাঃ একত্রে)’ সিলেক্ট করা থাকলে মাইগ্রেশন ফর্মে আপনাকে শুধু ‘মোট স্থিতি’ লিখতে হবে, এক্ষেত্রে আসল পরিশোধ, সাঃ চাঃ পরিশোধ, মোট পরিশোধ, আসল স্থিতি, সাঃ চাঃ স্থিতি-এই তথ্যগুলো সফটওয়্যার থেকে অটো ক্যালকুলেট করে দেখাবে। একইভাবে সেটআপ ফর্মে ‘ঋণ আদায় এবং ‘মোট ঋণ আদায় (আসল ও সাঃ চাঃ একত্রে)’ সিলেক্ট করা থাকলে মাইগ্রেশন ফর্মে আপনাকে শুধু ‘মোট পরিশোধ’ লিখতে হবে, এক্ষেত্রে আসল পরিশোধ, সাঃ চাঃ পরিশোধ, আসল স্থিতি, সাঃ চাঃ স্থিতি, মোট স্থিতি-এই তথ্যগুলো সফটওয়্যার থেকে অটো ক্যালকুলেট করে দেখাবে, আপনি শুধু সফটওয়্যারে দেখানো হিসাব মিলিয়ে নিবেন। আপনি ‘সদস্যভিত্তিক মাইগ্রেশন ফর্ম’ থেকে সদস্যের ডাটা মাইগ্রেশন এন্ট্রি দিতে পারবেন। পরবর্তী ভিডিওতে ‘সদস্যভিত্তিক মাইগ্রেশন ফর্ম’ থেকে কিভাবে ডাটা মাইগ্রেশন করবেন সেই প্রক্রিয়াটি দেখানো হবে। উল্লেখ্য, গ্রাহকদের সুবিধার্থে বেশিরভাগ ক্ষেত্রে গ্রাহকের সাথে কথা বলে এই সেটআপ স্বস্তি’র RM/ ARM-গন করে থাকেন। প্রয়োজন হলে আপনার প্রতিষ্ঠানের এডমিন থেকে এই সেটআপ মাইগ্রেশন এন্ট্রি দেয়ার আগে যেকোন সময় আপডেট করতে পারবেন।
ভিডিও ২৭ঃ
সদস্য তথ্য মাইগ্রেশন-এর মধ্যে আপনাকে ১. ‘সাধারন তথ্যাবলী’ ও ২. ব্যক্তিগত তথ্য-এর মধ্যে থাকা ‘বাধ্যতামূলক’ ফিল্ডগুলো অবশ্যই পূরণ করতে হবে। এছাড়া ৩. অন্যান্য তথ্যাবলী ও ঠিকানা’র তথ্য যদি আপনি ‘সদস্যের তথ্য সেটআপ ফর্ম’ থেকে ‘বাধ্যতামূলক’ সেট করে থাকেন সেক্ষেত্রে এন্ট্রি দিতে হবে। এরপর সঞ্চয় ডাটা মাইগ্রেশন অপশন থেকে সদস্যের সাধারন ও স্বেচ্ছা সঞ্চয় ব্যালান্স মাইগ্রেশন করতে পারবেন। সদস্যের বিশেষ সঞ্চয়, যেমনঃ এলটিএস/ ডিপিএস, এফডিআর, এমবিএস প্রভৃতি সঞ্চয়ের ডাটা মাইগ্রেশন করতে হলে বিশেষ সঞ্চয় ডাটা মাইগ্রেশন অপশন থেকে মাইগ্রেশন করতে হবে। এরপর সদস্যের ঋণ ডাটা মাইগ্রেশন অপশন থেকে ঋণের তথ্য মাইগ্রেশন করুন। প্রথমেই ঋণের নাম, দফা, ঋণের উদ্দেশ্য, বিতরন তারিখ ও বিতরনের পরিমান — এই ফিল্ডগুলোর তথ্য সিস্টেম থেকে ঋণের সেটআপ অনুযায়ী অটো দেখাবে। মনে রাখবেন, মাইগ্রেশনের শর্তাবলী ফর্ম থেকে ‘ঋণস্থিতি’/ ঋণ আদায়-এর মধ্যে যে অপশন সিলেক্ট করবেন সেটি দিয়ে ঋণের মাইগ্রেশন করতে পারবেন। যেমনঃ ঋণস্থিতি সেট করা থাকলে আপনাকে ‘মোট স্থিতি’-এর ঘরে ঋণস্থিতি (আসল ও সাঃ চাঃ) এর পরিমান লিখতে হবে, বাকী তথ্য যেমনঃ ঋণ আদায় (আসল ও সাঃ চাঃ)/ আসল পরিশোধ , আসল স্থিতি, সাঃ চাঃ স্থিতি সফটওয়্যার থেকে অটো ক্যালকুলেট করে দেখাবে। একইভাবে সদস্যের বকেয়া/ অগ্রিম সংক্রান্ত তথ্য আপনি চাইলে এন্ট্রি দিতে পারবেন অথবা ‘মাইগ্রেশন শর্তাবলী ফর্ম’ থেকে সফটওয়্যার থেকে ক্যালকুলেশন অপশন সিলেক্ট করে রাখলে সদস্যের বিতরন তারিখ থেকে ছুটিকে কন্সিডার করে সফটওয়্যার থেকে অটো ক্যালকুলেট করে দেখাবে। এছাড়া সমবায় সমিতি প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে শেয়ার তথ্য থাকলে ৫. শেয়ার ডাটা মাইগ্রেশন অপশন থেকে সদস্যভিত্তিক শেয়ার স্থিতি, লভ্যাংশ স্থিতি এন্ট্রি দিতে হবে। উল্লেখ্য, এমএফআই প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে মাইগ্রেশন ফর্মে ৫. শেয়ার ডাটা মাইগ্রেশন অপশনটি দেখাবে না। মাইগ্রেশন এন্ট্রি ভুল হলে ‘আপডেট (Update) মোড’ থেকে সদস্যকে সার্চ করে এনে মাইগ্রেশনকৃত ডাটা আপডেট অথবা প্রয়োজনে ডিলিট করতে পারবেন। মনে রাখবেন, মাইগ্রেশনের পর সফটওয়্যারে ডে-এন্ড করে দৈনিক ট্রানজেকশন এন্ট্রি দেয়া শুরু করলে এই ফর্ম থেকে মাইগ্রেশনকৃত ডাটা আপডেট বা ডিলিট করতে পারবেন না। তাই অবশ্যই, মাইগ্রেশন এন্ট্রি দেয়া সম্পন্ন হলে ‘এমআইএস রিপোর্ট’ মেনুর মধ্যে ‘সদস্যভিত্তিক স্থিতি অনুসন্ধান’ রিপোর্ট থেকে মাইগ্রেশন ডাটা চেক করে নিতে হবে। এবং প্রয়োজনানুযায়ী ট্রানজেকশন এন্ট্রি শুরু করার পূর্বেই ডাটা আপডেট বা ডিলেট করে নিতে পারবেন।
ভিডিও ২৮ঃ
মাইক্রোক্রেডিট প্রোগ্রামের একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ হলো সফটওয়্যারে ছুটি ঘোষণা করা। ছুটি ঘোষণা করার সাথে ঋণের আদায়যোগ্য পড়ার একটি সম্পর্ক রয়েছে। সফটওয়্যারে যে তারিখে ছুটি ঘোষণা করা থাকবে সেই তারিখে ঋণের আদায়যোগ্য পড়ে না, যদিও আপনি চাইলে ছুটির দিনেও আদায় এন্ট্রি দিতে পারবেন। এক্ষেত্রে ছুটির দিনে আদায়কৃত টাকা অগ্রিম আদায় হিসেবে নথিভুক্ত হবে। স্বস্তি’তে প্রতিষ্ঠানের কাজ শুরুর সময় সাপ্তাহিক ছুটি ঘোষণা করাই থাকে, ফলে সফটওয়্যারে সাপ্তাহিক ছুটি ঘোষণা করার কোন প্রয়োজন নেই। তবে বছরের শুরুতে বিভিন্ন সরকারী ছুটি যেমনঃ ১৬ ডিসেম্বর, ২১শে ফেব্রুয়ারি, ২৬শে মার্চ প্রভৃতি ঘোষণা করে রাখতে হবে। এছাড়া যে ছুটিগুলো আগে থেকে নির্ধারিত থাকেনা যেমনঃ ঈদের ছুটি, কোন একটি এলাকায় দুর্যোগজনিত আদায়যোগ্য বন্ধ রাখতে ছুটি অথবা বিশেষ কোন কারনে আপনার প্রতিষ্ঠান বন্ধ- এই ধরনের ছুটিগুলো প্রয়োজন অনুযায়ী সময় সময় সফটওয়্যারে ঘোষণা করতে হবে। মনে রাখবেন, সফটওয়্যারে ছুটির দিন আসার আগের দিন বসে ছুটি ঘোষণা করতে হবে। অর্থাৎ যে তারিখে ছুটি ঘোষণা করতে চান, সফটওয়্যারে সেই তারিখে বসে ছুটি ঘোষণা করতে পারবেন না যেহেতু অলরেডি সফটওয়্যারে ঐ দিনের ঋণের আদায়যোগ্য পড়ে গেছে। মনে রাখবেন, বিশেষ কারনে, যেমনঃ বন্যা, মহামারী, জলোচ্ছ্বাস, অগ্নি দুর্ঘটনা ইত্যাদি কারনে যদি মাসিক ঋণের আদায়যোগ্য পুরো মাসে অফ রাখতে চান, শুধু তাহলেই ‘মাসিক লোনের আদায়যোগ্য” এই মাসে বন্ধ রাখতে চান?-এই প্রশ্নের উত্তরে ‘হ্যাঁ’ সিলেক্ট করবেন, এক্ষেত্রে ‘হ্যাঁ’ সিলেক্ট করলে ঐ মাসে মাসিক ঋণের কোন আদায়যোগ্য পরবেনা। কোন কোন তারিখে আপনার প্রতিষ্ঠানে ছুটি ঘোষণা করা আছে দেখতে চাইলে ‘ছুটির তালিকা’-তে ছুটির ধরন, বছর সিলেক্ট করে ‘খুঁজুন’-এ ক্লিক করলে ঘোষণাকৃত ছুটির তালিকা দেখাবে। আপনি চাইলে ঘোষণাকৃত ছুটির দিন সফটওয়্যারে আসার আগে প্রয়োজনে ডিলিট অথবা আপডেট করতে পারবেন।
